Quiconque travaille comme Legal Ops sait à quel point il est crucial de recourir à une méthodologie de gestion de projet pour aboutir à une conduite de changement. Et combien il est essentiel de maîtriser le langage juridique clair pour gagner l’écoute et l’engagement.
L’outil Legal Design a besoin du soutien au plus haut niveau et d’une adhésion totale des équipes pour se développer dans les entreprises, les Cabinets d’avocats, les administrations. Tel est précisément le rôle du Legal Ops : communiquer de manière claire et impactante auprès du top management et proposer des services innovants dans le but de fédérer les équipes.
Quelles sont donc les similitudes entre Legal Design et Legal Operations ?
Le Legal Design représente un outil précieux au service du Legal Ops dont la mission consiste à :
- Coconstruire la stratégie de la Direction Juridique
- Sécuriser et capitaliser le patrimoine de connaissances juridiques de l’entreprise ;
- Assurer la digitalisation et la conduite du changement de la Direction Juridique ;
- Développer et promouvoir la fonction juridique ;
- Assurer la communication de la Direction Juridique ;
- Faciliter l’accès et la diffusion de l’information ;
- Organiser des formations pour les juristes et les clients internes.
Toutes ces missions impliquent non seulement de bien connaître les métiers juridiques mais également de maîtriser certains outils de communication, notamment le langage clair et le Legal Design.
Pourquoi le Legal Ops a-t-il tout intérêt à utiliser le Legal Design et l’approche du Design Thinking pour gagner en efficacité ?
Le Legal Design applique les méthodologies du Design Thinking au monde du droit selon l’approche dite « centrée utilisateurs » qui remet l’utilisateur au centre des discussions. Il s’agit de produire de l’information juridique en prenant en compte les objectifs, enjeux et besoins de l’usager.
Le langage clair et le Legal Design permettent par ailleurs de rendre intelligible et accessible l’information juridique sans simplification à outrance ni raccourcis.
Tel est précisément ce qu’entreprend le Legal Ops lorsqu’il s’attache à formaliser une stratégie, à amorcer un projet de digitalisation, améliorer l’accès à la connaissance de l’information juridique ou à lancer des formations : il cherche à obtenir le soutien des dirigeants et à rassembler, mobiliser tous les collaborateurs concernés par ces projets. L’un des moyens de recueillir l’adhésion souhaitée consiste à communiquer clairement sur les objectifs visés et d’interroger les participants de tout niveau sur leurs attentes et les points de friction.
La communication, le langage clair, l’empathie, l’écoute constituent donc des compétences comportementales essentielles pour exercer les fonctions de Legal Ops. Et ces savoir-faire et savoir-être sont des éléments à part entière de la méthode appliquée en Legal Design.
Celle-ci consiste à aborder les problèmes et à proposer des solutions en mettant l’utilisateur au centre du développement durant l’intégralité du processus (« design thinking ») et du projet. Là encore, la méthode ressemble fort à celle pratiquée par le Legal Ops lorsqu’il gère de bout en bout un projet.
La méthode du Legal Design, en effet, se divise en 5 phases :
a) l’empathie (phase d’observation, d’échange pour comprendre son utilisateur, se mettre à sa place et collecter des informations)
b) la définition du problème et les attentes
c) l’idéation (étape collaborative qui permet de faire naître des pistes de solutions)
d) le prototypage
e) le test.
Pour le Legal Ops, il s’agira de :
a) réaliser un audit, un diagnostic (comprendre l’organisation, les spécificités, les besoins, les moyens et les valeurs)
b) définir les attentes des utilisateurs, de l’entreprise et la stratégie à adopter (feuille de route)
c) identifier les points douloureux ou de blocage contraires aux attentes des utilisateurs (« pain points »)
d) se positionner comme chef de projet et fédérer les équipes (adhésion, suivi, collaboration active, brainstorming)
e) implémenter la solution retenue.
Quels sont les bénéfices du Legal Design pour le Legal Ops et vice versa ?
Appliquer le Legal Design permet :
- une sensibilisation et une implication de l’ensemble des collaborateurs ;
- une meilleure compréhension et mémorisation des sujets juridiques ;
- une adhésion accrue des collaborateurs aux projets ;
- à terme, une sécurisation renforcée des contrats et une diminution des risques ;
- une meilleure collaboration avec les fonctions opérationnelles (commerciaux, financiers, IT etc.) ;
- un gain de temps et d’efficacité ;
- une mise en place d’outils pratiques et transversaux utilisables par tous ;
- une valorisation du travail du Département Juridique qui gagne en visibilité.
En parallèle, le Legal Ops est un bon vecteur pour développer au sein des organisations la méthode du Legal Design. En tant que chef d’orchestre de projets transverses, il se doit de faciliter la communication entre les juristes pour accompagner les équipes vers une conduite de changement. Faire mieux comprendre les problématiques juridiques et obtenir l’adhésion des collaborateurs est un vrai défi pour l’entreprise et le Legal Ops dispose de l’outil Legal Design pour y parvenir. Des règles claires et précises, donc bien comprises, seront plus aisément et plus volontiers appliquées par les salariés.
Comment le Legal Design peut-il aider les professionnels du droit à être plus orientés vers leur relation client ?
Lorsque des innovations voient le jour, ce sont les clients / utilisateurs qui en bénéficient en priorité.
Grâce au Legal Design la relation clients s’améliore également : lorsque des innovations voient le jour, ce sont les clients / utilisateurs qui en bénéficient en priorité ; par exemple, lors de la création d’une plateforme digitale dédiée à la veille juridique ou encore d’une plateforme de gestion des contrats.
Le Legal Design permet de sécuriser davantage les risques et ainsi de participer à la création de valeur de l’entreprise : le juriste devient lui aussi un centre de profit tout en maintenant son rôle de gardien du temple.
Autre bénéfice : l’engagement des collaborateurs en formation est plus profond lorsque les sessions intègrent le Legal Design et le langage juridique clair ; leur impact aussi s’en trouve accru. Par définition, les opérationnels ne sont pas des juristes ; le vocabulaire et les tournures utilisés peuvent leur paraître pur jargon. Changer de supports afin d’être impactant, percutant et engageant, « prêt à entrer en action », selon la formule anglo-saxonne, voilà l’un des secrets d’une pédagogie innovante et plus efficace.
De même, le Legal Ops et le juriste peuvent (ils doivent même !) utiliser le Legal Design d’information : en effet pour minimiser les risques de l’entreprise, il est nécessaire que les documents juridiques (chartes, code de conduite, règlement intérieur programme de conformité, contrats) soient compris, mémorisés pour certains et appliqués par tous les salariés. D’où l’exigence d’imaginer une production juridique innovante, claire et compréhensible par tous.
En résumé, quels sont les objectifs communs du Legal Design et du Legal Ops ?
- Rendre le droit plus accessible et clair en replaçant les utilisateurs et leurs besoins au centre d’un projet
- Faire adhérer les collaborateurs au projet, les impliquer pour un meilleur engagement
- Sécuriser le patrimoine de connaissances juridiques de l’entreprise
- Faciliter la diffusion de la culture juridique et l’accès à l’information
- Revoir la façon de communiquer du département juridique.
Si ces objectifs sont atteints, le positionnement de la Direction Juridique s’en trouvera largement conforté, amélioré et grandi. Ce ne serait pas la moindre de leur vertu !
Le Legal Design serait-il incontournable pour les métiers du droit ? J’ai posé cette question à Sihem Ayadi, fondatrice de Juridy Legal Design, qui résume parfaitement le contexte et ma pensée.
Face aux défis majeurs d’évolution de la société, à l’amplification des normes juridiques et notamment aux enjeux de la digitalisation, les professionnels du droit n’ont le choix que de s’adapter aux nouveaux besoins de leurs clients. Pour ce faire, il est fondamental de miser sur le capital humain, de remettre le client au centre du processus de création de valeur et de développer de nouveaux savoir-faire pour évoluer vers plus de collaboration, de créativité, d’agilité et de simplification des processus. Le tout avec une communication juridique claire, impactante et pragmatique. Et c’est ce qu’offre la méthode du Legal Design qui est incontournable aujourd’hui pour les professionnels du droit et indispensable pour les Legal Operations. Le Legal Design apporte au Legal Ops la méthodologie et les outils nécessaires à la réussite de sa mission.
