Cette fonction encore émergente en France nous vient de Etats-Unis où elle existe depuis plus de vingt ans.
Derrière ces missions, les titres peuvent varier selon les entreprises : Legal Operations Manager, Legal Ops Officer, Chief Innovation Officer, Global Head of Practice Innovation, Legal Strategy and Operations Director (Directeur des opérations juridiques, Responsable des opérations juridiques, Directeur de l’innovation, Directeur de la stratégie et de l’innovation juridiques).
Tous les Directeurs Juridiques ont plus ou moins exercé des fonctions de Legal Ops lorsqu’ils ont mené des projets dits « transverses » au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, cette fonction se professionnalise lentement, ce qui permet aux Directions Juridiques d’accélérer leur transformation.
A quoi sert le Legal Ops ?
Le Legal Ops permet aux Directions juridiques d’être plus efficaces, plus performantes et plus visibles dans les organisations.
C’est une fonction pluridisciplinaire qui vise à optimiser la prestation des services juridiques. Le but est que les juristes se consacrent aux tâches à forte valeur ajoutée et soient déchargés des tâches administratives où répétitives.
Les Opérations Juridiques (Legal Operations) sont une fonction pluridisciplinaire qui aide les services juridiques à devenir créatrices de valeur, comme une Business Unit. Cette fonction permet d’optimiser la manière dont les services juridiques sont fournis à une entreprise (coût, la qualité et la rapidité de la prestation).
Véritable chef d’orchestre opérationnel de la Direction Juridique, le Legal Ops travaille avec les juristes et toutes les autres parties prenantes de l’entreprise. Bras droit du Directeur juridique, il échange avec ce dernier sur les décisions stratégiques apportant une plus-value business/ process/ organisation.
Le Legal Ops va structurer et améliorer les flux de travail, gérer les ressources (ressources humaines, fonds documentaire, budget des prestataires) et élaborer un plan de communication de la Direction Juridique.
Il simplifie le quotidien des juristes en leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier, le conseil et la gestion des risque, tâches à forte valeur ajoutée. Et cela passe par des process des méthodes d’organisation, de la digitalisation, de l’automatisation, du knowledge management, de la communication, marketing, des ressources humaines, la maîtrise du budget… Il faut absolument éviter de limiter son intervention à la digitalisation.
Le CLOC répertorie 12 mission du Legal Ops, que j’ai simplifié en 5 catégories
Quelles sont les principales missions du Legal Ops ?
On peut les regrouper en 5 catégories
1. La planification stratégique
Avec le Directeur Juridique, le Legal Ops définit la mission et le rôle du Département juridique dans l’organisation : ce que font les juristes, ce qu’ils ne font pas, quelles sont leur principales missions, valeurs, comment les contacter, comment préparer son rdv avec le juriste,…). Le Legal Ops fixe les priorités stratégiques en fonction des besoins de l’entreprise et du département juridique. Il va pouvoir mettre en place des indicateurs d’activité et de performance clés (KAI et KPI) pour permettre au Directeur Juridique de mieux piloter son activité.
Les indicateurs d’activité correspondent à ce que produisent les juristes (nombre de demandes de contrats, nombre de dépôts de marques, nombre de litiges…). Avec ces données, le Legal Ops va pouvoir examiner le nombre de contrats générés par les juristes, le nombre de requêtes répétitives, l’évolution des dépenses d’avocats, le nombre de dossiers qui leur sont confiés.
Ces KPIs permettent aussi d’identifier les sujets qu’il serait souhaitable d’internaliser pour faire baisser les coûts des cabinets d’avocats. Par exemple, en mettant en place un panel et en négociant des modalités alternatives de facturation comme le forfait au volume.
2. La gestion de projet
Le Legal Ops pilote des projets comme la mise en place d’une solution Legaltech. Une fois les besoins internes identifiés, il met en place LA bonne solution de Contract Management. L’intérêt est d’accélérer la conclusion des affaires et de réduire les risques contractuels.
Le Legal Ops coordonne le projet avec toutes les parties prenantes : services Informatique, Achats, Marketing et prestataire externe.
3. La gestion des ressources
Comment faire plus avec moins tout en maintenant un service d’excellence ? Le meilleur usage des ressources commence par confier le bon travail au bon prestataire et par construire une équipe motivée et reconnue.
Libérer du temps aux juristes permet de mieux répartir le travail et de leur confier des tâches jusqu’à présent externalisées.
Repérer les besoins en formation, faire évoluer les juristes vers d’autres domaines, gérer les besoins de recrutement, les performances et la répartition des dossiers fait également partie du rôle du Legal Ops, en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines.
4. La gestion des connaissances et de l’information
Le Legal Ops favorise la diffusion de la culture juridique et la mise en commun du savoir juridique, ce qui permet de décloisonner les silos en entreprise. Il dispose pour cela d’outils collaboratifs comme les réseaux sociaux d’entreprise, les plateformes de partage de documents qui rendent accessibles toutes les informations et évitent les pertes en cas de changement de poste ou de démission d’un collaborateur.
5. La communication et la visibilité
Le Legal Ops élabore la communication interne de la Direction Juridique, qui devient alors plus visible et donc mieux positionnée dans l’entreprise. Par exemple, il crée un Intranet juridique, une Newsletter mensuelle, des quizz, des chatbots ou encore des formations juridiques plus ludiques. Pour s’assurer de répondre aux besoins des clients internes, le Legal Ops peut utiliser le Legal Design. Cette méthode permet de recueillir l’expression des besoins et utilise les techniques de langage clair. Pour le Legal Ops, le Legal Design constitue un outil essentiel pour construire une communication claire, impactante et engageante !
Le Legal Ops est aujourd’hui un acteur incontournable pour les Directions Juridiques innovantes !
Alors, êtes-vous prêt.e à accueillir un Legal Ops dans vos équipes ?
➡ Si tel est le cas, n’hésitez pas à me contacter pour échanger sur votre projet.
Delphine Bordier
Legal Ops Expert
